Wznowienie bezpośredniej obsługi, w Poznaniu ale z ograniczeniami

Autor: Wielkopolski UW / Jakub Monterial 2020-05-11 09:02:04

Specjalna infolinia, przerwy w pracy punktów obsługi, profilaktyczna rotacja pracowników i odpowiednia logistyka dokumentacji - Wydział Spraw Cudzoziemców w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Poznaniu tak przygotowuje się do częściowego wznowienia bezpośredniej obsługi klienta.

Stopniowemu przywracaniu obsługi klienta przy wdrożonych środkach ostrożności poświęcone było spotkanie wicewojewody wielkopolskiego Macieja Bieńka z Grzegorzem Wojtaszem, dyrektorem WSC. W związku z epidemią koronawirusa, od dwóch miesięcy wydział realizuje sprawy z wyłączeniem bezpośredniej obsługi klienta. Zmieni się to od najbliższego poniedziałku - 11 maja. W Poznaniu uruchomione zostaną obie sale obsługi z pięcioma stanowiskami, a w delegaturach wydziału w Kaliszu, Koninie, Lesznie i Pile - po dwa okienka.

Rezerwacja nowych wizyt zawieszona do odwołania

Od 13 marca wszystkie umówione i zarezerwowane wizyty w wydziale cudzoziemców i jego delegaturach zostały anulowane. Wtedy przerwano również bezpośrednią obsługę klientów w salach, odwołano przesłuchania stron oraz wizyty w celu zapoznania z aktami. Podczas spotkania z wicewojewodą, dyrektor Grzegorz Wojtasz przedstawił harmonogram stopniowego przywracania bezpośredniej obsługi klientów wydziału. W pierwszym etapie przyjmowani będą klienci, którzy mieli umówione wizyty w okresie zawieszenia obsługi bezpośredniej, a ich wizyta w celu załatwienia sprawy jest niezbędna. Klienci będą mogli odebrać karty pobytu, złożyć odciski linii papilarnych oraz złożyć wnioski pobytowe.

Najpierw jednak pracownicy wydziału drogą elektroniczną i telefonicznie kontaktują się z klientami, których rezerwacje odwołano, a następnie potwierdzają ewentualny nowy termin wizyty. - Niemożliwym jest przerejestrowanie anulowanych wizyt w stosunku 1:1. Część klientów po zamknięciu wydziału zmieniła bowiem sposób złożenia wniosków i skorzystała na przykład z pośrednictwa operatora pocztowego - tłumaczy dyrektor Grzegorz Wojtasz. - W tej chwili mocno skupiamy się na rozpatrzeniu spraw zaległych. Do odwołania zawieszona pozostaje internetowa rezerwacja nowych wizyt. W wydziale i jego delegaturach przyjmowane będą tylko osoby, z którymi wcześniej skontaktują się mailowo pracownicy wydziału - podkreśla.

Z myślą o sprawnym uruchomieniu bezpośredniej obsługi w wydziale włączono specjalny, dedykowany numer telefonu, który został udostępniony klientom z wcześniej umówionymi, a odwołanymi wizytami. Infolinię obsługuje obecnie trzech pracowników. - Listy mailingowe osób umówionych zostały udostępnione pracownikom infolinii celem weryfikacji osób uprawnionych do zarezerwowania wizyt w nowych terminach. Pracownicy rezerwować będą wizyty według harmonogramów przypisanych do konkretnych stanowisk obsługi. Klienci zostaną dokładnie poinstruowani o godzinie wizyty i związanej z nią obostrzeniami - podkreśla dyrektor Grzegorz Wojtasz.

Bezpiecznie dla klientów i pracowników

Przed poniedziałkowym uruchomieniem wydziału wdrażane są specjalne środki ostrożności. Co ważne, przygotowywane harmonogramy wizyt uwzględniają 30-minutową przerwę w pracy każdego z punktów obsługi. - Obsługa klienta będzie się odbywać z zachowaniem wymogów sanitarnych oraz z zapewnieniem bezpieczeństwa pracowników i klientów - oznajmia dyrektor Wojtasz. Przed wejściami do sal zostały zamontowane standy z płynem do obowiązkowej dezynfekcji rąk. Do obsługi będą dopuszczani klienci posiadający rękawiczki oraz mający zasłonięte usta i nos. Po każdym kliencie dezynfekowane będą długopisy i czytniki linii papilarnych. - Klienci będą wpuszczani do sal obsługi przez pracownika ochrony, po jednej osobie do jednego stanowiska. Pracownik ochrony będzie weryfikował imię i nazwisko klienta z otrzymaną listą zarezerwowanych wizyt - informuje dyrektor.

Pracownicy bezpośredniej obsługi w poznańskim WSC będą oddzieleni od obsługiwanych wysokimi szybami lub specjalnymi ściankami z pleksi. Podobne rozwiązania zostały zastosowane w delegaturach. Urzędnicy otrzymają niezbędne artykuły sanitarne - przyłbice ochronne, maseczki, rękawiczki i płyny dezynfekujące. Obieg dokumentów realizowany będzie w pokojach buforowych, w których przekazywane będą dokumenty, jak i karty pobytu. - Rotacja między pracownikami obsługi została ustalona z uwzględnieniem odseparowania ich od pozostałych pracowników wydziału. W delegaturach nie będzie możliwości stałego odizolowania zespołów, dlatego tam gdzie będzie to możliwe, część pracowników będzie kontynuować wykonywanie pracy zdalnej - informuje dyrektor Grzegorz Wojtasz.

© 2018 Super-Polska.pl stat4u